Phương pháp TỔ CHỨC THẢO LUẬN NHÓM và ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH TỐI ƯU

Trong cuộc sống chúng ta, cụ thể là trong công việc, học tập hay một vấn đề nào khác trong xã hội, chúng ta thường đối mặt với nhiều hướng đi, nhiều cách xử lý và làm thế nào để chọn ra một con đường, một sự lựa chọn, một cách giải quyết tốt nhất cho vấn đề đó là một điều khó khăn. Những quyết định đúng hoặc sai nó cũng đều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức hoặc nhỏ hơn là các nhóm chúng ta đang làm việc hoặc học tập.

Câu hỏi thường được hỏi trong những trường hợp này là: “Những người đứng đầu có nên quyết đoán hoặc tự suy xét vấn đề và hành động hay không?” – Câu trả lời có lẻ phần lớn là không.

Có một sự thật mà chắc có lẻ ai cũng biết đó là lượng thông tin có thể xử lý và khả năng nhìn vấn đề một cách rộng hơn của một cá nhân là giới hạn. Bởi vì chính sự giới hạn đó nên có nhiều quyết định chúng ta cần phải có sự đồng tình của cả nhóm. Cả nhóm sẽ thảo luận và đưa ra những vấn đề giải quyết khác nhau, sau đó thống nhất đi đến quyết định cuối cùng và giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Một ví dụ điển hình là trong các công ty thường có hội đồng quản trị mang nhiệm vụ đưa ra những quyết định quan trọng.

Tuy nhiên, để một quyết định được thành công thì chúng ta cần một “sự đồng thuận” của những người bị ảnh hưởng bởi quyết định đó. Một quyết định sẽ chẳng thể nào thực hiện nếu những người chịu ảnh hưởng từ quyết định đó không chấp nhận và không tham gia.

Khi tham gia vào một quá trình ra quyết định, chúng ta cần một cách thức ra quyết định. Những khách thức này khác nhau tùy vào các yếu tốt sau:

  • Loại quyết định

  • Thời gian và nguồn lực sẵn có

  • Bản chất của công việc đang thực hiện

  • Mô trường mà nhóm muốn xây dựng

  • Mức độ đồng thuận cần thiết

Việc chúng ta hiểu tại sao và làm thế nào để một tổ chức hoặc một nhóm có thể ra quyết định cuối cùng tốt nhất là một điều cần thiết. Dưới đây là một số phương pháp giúp chúng ta khi chúng ta muốn cả nhóm của mình hợp tác ra đưa ra quyết định.

1. Đảm bảo mọi người đều tham gia

Để có được một quyết định mà cả nhóm nhất trí thì việc lắng nghe ý kiến của mọi thành viên là một yếu tố. Có một sự thật là những người quyết đoán có khuynh hướng thu hút nhiều sự chú ý nhất và là tâm điểm của những người khác, còn những người thiếu quyết đoán hơn thì lại cảm thấy bị đe dọa và chỉ lắng nghe khi họ rất ít phát biểu bởi vì họ thấy ý kiến của họ khác với các quan điểm của người quyết đoán.

Ở đây, chúng ta có một Kỹ thuật leo thang có thể giúp chúng ta xử lý những vấn đề đó. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có những ý tưởng và ý kiến riêng, sau đó họ sẽ trình bày những điều này cho nhóm trưởng. Hai người đầu tiên đưa ra ý tưởng và cả nhóm sẽ cùng nhau thảo luận những ưu điểm và hạn chế của hai ý kiến đầu, sau đó thì người thứ ba trong nhóm sẽ đưa ra ý tưởng của mình. Cứ tiếp tục như vậy cho đến khi các thành viên trong nhóm đều đưa ra hết ý kiến của mình và đều được thảo luận.

Lợi ích của phương pháp này chính là việc mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy mình được lắng nghe và tôn trọng. Tất nhiên sau khi mọi ý kiến và ý tưởng được trình bày thì cả nhóm sẽ phân tích những điểm yếu và cơ hội để cùng nhau đưa ra quyết định cuối cùng.

2. Biểu quyết để đi đến sự đồng thuận

Có lẽ đây là một điều phổ biến trong quá trình ra quyết định khi chúng ta có nhiều ý kiến. Việc biểu quyết sẽ giúp chúng ta thấy được ý kiến nào được đại đa số thành viên trong nhóm đồng ý và tán thành.

Một hạn chế của phương pháp này chính là việc chỉ hiệu quả nhất khi áp dụng với trường hợp có hai đến ba ý kiến. Cụ thể khi có nhiều ý kiến thì phương pháp này lại cho thấy nhiều điểm yếu. Ví dụ trong một lớp khi chọn ra lớp trưởng và lớp đó có 50 người với 10 ứng cử viên và 40 người ra quyết định, khả năng một người giành được chức lớp trưởng là hơn 10% sử ủng hộ từ 40 người. điều này làm gần 90% ngưởi còn lại cảm thấy thất vọng.

Để khắc phục điều này thì việc bỏ phiếu nhiều vòng là giải pháp tốt. Phương pháp này cho phép nhiều người cung cấp thông tin trong quyết định cuối cùng. Phương pháp này thường được áp dụng khi thời gian có giới hạn và sự đồng thuận hoàn toàn của các thành viên trong nhóm không phải là yếu tố quyết định thành công.

3. Ẩn danh

Bạn biết đấy, những người giỏi về một vấn đề gì đó hoặc có thể coi là những người có chuyên môn cao mà chúng ta cần trong một nhóm có thể xung đột lẫn nhau, điều này làm cho việc khó mà hợp tác để đề xuất một quyết định chung.

Đối với những tình huống này thì chúng ta cần một phương hợp lý để giải quyết điều này. Phương pháp đó là chúng ta hãy tiến hành quá trình cho phép đóng góp ẩn danh. Phương pháp này sẽ giúp chúng ta tránh được những điều tiêu cực và xung đột.

Phương pháp Delphi được đề ra, một cố vấn sẽ giúp từng thành viên đưa ra giải pháp và trình bày ý tưởng của họ “một cách ẩn danh”. Tất nhiên là chẳng ai biết được ý kiến đó là của ai. Người cố vấn thu thập và tổ chức các ý tưởng này, giao nó cho người khác để phát triển, đánh giá và hoàn thiện, sau đó làm việc với các thành viện cho đến khi mọi người đều đồng ý với nhóm lựa chọn cuối cùng và đưa ra quyết định sau cùng.

Hạn chế duy nhất của phương pháp này là việc mất nhiều thời gian và cần một cố vấn nhiều kinh nghiệm có thể giúp các thành viên ngồi lại để cùng tìm ra giải pháp.

Bên cạnh đó, phương pháp này loại bỏ hoàn toàn tư dư tập thể. Các thành viên trong nhóm có thể đặt vấn đề về sự đoàn kết và đồng thuận lên cao hơn việc ra vấn đề và họ sẽ có thể bỏ qua những ý tưởng, ý kiến hiệu quả nhưng lại đi ngược với phần lớn sự đồng thuận. Tư duy tập thể này có thể làm cho việc ra quyết định trở nên yếu kém và mang lại những điều không tốt cho nhóm đó.

Lời kết

Quá trình ra quyết định nhóm là một quá trình quan trọng nhưng nó sẽ mang lại hiệu quả hơn là quyết định đến từ một cá nhân. Quá trình này sẽ tốn nhiều thời gian cho nhóm hoặc tổ chức mà chúng ta đang tham gia nhưng đó là điều cần thiết.

Bằng một vài phương pháp nhỏ sẽ giúp nhóm của chúng ta có thể đưa ra những quyết định cuối cùng hợp lý và hiệu quả nhất. Điều quan trọng là mọi thành viên trong nhóm đều có cơ hội được nêu ra ý kiến của mình và cùng nhau thảo luận nó.

                                                                                              Tác giả: James Manktelow
Nguồn: Ubrand
Tôi: Nguyễn Hữu Phong

Advertisements

Bạn nghĩ như thế nào về bài viết?

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s